Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous aurez besoin d’engager un assistant pour vous aider à gérer les opérations quotidiennes. L’embauche d’un bon assistant est essentielle à votre réussite car elle peut faire ou défaire votre entreprise. Si vous engagez la mauvaise personne, elle risque de ne pas être en mesure d’accomplir ses tâches ou, pire, de saboter vos efforts (intentionnellement ou non).
Lorsqu’il s’agit de trouver le bon candidat pour ce rôle, il y a plusieurs choses que vous pouvez faire pour vous assurer que cette personne vaut la peine d’être engagée :
Sommaire
Choisir le bon candidat
- Trouver le bon candidat est la clé d’une embauche réussie.
- Les compétences sont importantes, mais pas autant que la personnalité et l’attitude d’une personne.
- La meilleure façon d’évaluer les compétences d’une personne est l’entretien. Si vous n’interrogez pas vous-même votre assistant, demandez-lui de vous donner un échantillon de son travail avant de prendre une décision d’embauche.
- L’entretien doit comprendre des questions sur la capacité du candidat à occuper ce poste, sur ses responsabilités actuelles dans le cadre de son travail ou de son entreprise, sur ce qu’il compte faire de ce poste s’il est embauché et sur le nombre d’heures par semaine qu’il est prêt à consacrer à ce poste pour qu’il soit bien fait (cela peut nécessiter plus d’un salaire). Vous pouvez également poser des questions sur tout autre sujet qui pourrait vous aider à déterminer si le candidat convient ou non à votre entreprise !
Évaluation des compétences clés
Les compétences clés sont les aptitudes, les connaissances et les comportements qui sont essentiels à la performance professionnelle. Elles déterminent comment une personne se comportera dans son rôle et sont particulièrement utiles lorsqu’il s’agit de faire correspondre une personne à un poste spécifique. Par exemple, une personne qui sait prioriser les tâches a plus de chances de réussir en tant qu’assistant qu’une autre qui ne le sait pas.
Pourquoi évaluer les compétences clés ?
L’évaluation des compétences clés vous aide à déterminer si votre candidat possède ou non les aptitudes nécessaires pour réussir dans son rôle et, le cas échéant, quel niveau de compétence il doit démontrer pour chaque aptitude ou trait de caractère. Elle vous aide également à déterminer s’il y a un chevauchement entre l’ensemble des compétences requises pour plusieurs postes au sein de votre organisation, afin que vous puissiez prendre des décisions d’embauche plus éclairées sur la base de ces informations.
Screening téléphonique
Présélection par téléphone : Avant de rencontrer un candidat en personne, il est important de mener un entretien téléphonique préliminaire. Cela vous permet de déterminer si le candidat vaut la peine de fixer un entretien en personne. Cela leur donne également l’occasion de poser toutes les questions qu’ils pourraient avoir sur le poste ou l’entreprise.
- Motivation et dynamisme : sont-ils enthousiastes à l’idée de travailler pour votre entreprise ? Croient-ils vraiment en ce que vous faites ?
- Compétences linguistiques – Ont-ils les compétences linguistiques requises pour ce poste (le cas échéant) ?
- Questions spécifiques – Quelles sont leurs forces et leurs faiblesses ? Travaillent-ils bien sous pression ? De quel type de formation auraient-ils besoin avant de commencer à travailler ?
Vérification de références
La vérification des références est la partie la plus importante du processus d’embauche. La vérification des références peut se faire par téléphone, par courriel ou en personne. Si elle est effectuée par téléphone, vous devez demander des références à tout ancien employeur ou client qui pourrait vous donner des informations sur ses performances professionnelles passées. Veillez à ne pas poser trop de questions afin de ne pas donner l’impression à votre candidat d’être suspect ou de le harceler.
Une bonne façon de structurer ce processus est d’utiliser un script qui comporte une variété de questions pour chaque type de référence (par exemple, les anciens managers), ce qui permet d’obtenir des données cohérentes et de susciter des réponses honnêtes des deux côtés de la conversation !
Le meilleur moment pour vérifier les références est le plus tôt possible après avoir sélectionné une personne qui semble pouvoir s’intégrer à votre équipe ! Cela leur laisse du temps avant de commencer à travailler si nécessaire, mais permet également de faire avancer les choses rapidement afin que tout le monde reste heureux sans se sentir nerveux pendant les pauses gênantes dans les conversations ! »
Mises en situation
Les scénarios suivants sont conçus pour vous aider à évaluer les compétences d’un candidat, sa personnalité et sa capacité à s’intégrer dans votre équipe. Vous ne pouvez utiliser ces scénarios dans le cadre d’un entretien avec votre assistant que si vous voulez vous assurer qu’il ou elle est vraiment apte à occuper ce poste.
Je voudrais que vous imaginiez que votre patron convoque soudainement une réunion à laquelle tous les employés doivent participer. Le sujet de cette réunion est très important et requiert toute l’attention de chacun. On vous posera différentes questions sur le type de problèmes qui existent au travail, sur la façon dont vous pensez que nous pouvons les résoudre, etc.
Test de personnalité
Si vous recherchez un assistant, il est impératif que vous en trouviez un qui ait la bonne personnalité. En effet, il sera amené à interagir avec vos clients au quotidien. Les tests de personnalité peuvent vous aider à évaluer leur aptitude à rejoindre votre entreprise sur la base de leur personnalité et de la façon dont ils interagissent avec les autres.
Les tests de personnalité sont souvent utilisés dans le cadre du processus de recrutement, mais ils ne font pas toujours l’objet d’une grande attention car beaucoup de gens pensent qu’ils ne sont pas fiables et inexacts. Pourtant, l’utilisation de tests de personnalité pour la recherche d’un assistant présente de nombreux avantages, dont les suivants :
- Ils permettent aux recruteurs de réduire facilement le nombre de candidats en ne retenant que ceux qui ont des attitudes et des personnalités adaptées à des postes particuliers dans votre entreprise.
- Les évaluations de la personnalité peuvent également être utilisées par les employeurs ou les personnes chargées des entretiens afin de mieux comprendre si une personne s’intègre ou non à la culture de l’entreprise ou à l’équipe avant de décider si elle doit être embauchée ou non (un bon moyen d’éviter les erreurs d’embauche).
Établir des directives claires
Lorsque vous êtes prêt à entamer le processus d’embauche, assurez-vous de mettre en place des directives claires. S’il y a des aspects de votre travail pour lesquels vous ne voulez pas ou avez besoin d’aide, assurez-vous de le communiquer clairement. Expliquez également ce pour quoi vous souhaitez de l’aide et à quelle fréquence, afin que la personne qui postule pour ce poste ait une idée claire de ce dans quoi elle s’engage.
Expliquez quelles sont vos attentes financières, non seulement en ce qui concerne le salaire, mais aussi les autres dépenses liées au fait d’être un assistant efficace (par exemple, la formation). Il est également important que les deux parties concernées sachent combien de temps elles doivent s’attendre à passer avec l’autre sur une base quotidienne et qu’elles définissent la forme que prendra leur relation au fil du temps (par exemple, une personne rend-elle directement compte à une autre ?)
Formez votre assistant
La formation doit être continue. Vous pouvez penser que vous avez formé votre assistant correctement, mais il est toujours possible de l’améliorer. Veillez à lui fournir une formation et un soutien continus afin de vous assurer qu’il donne le meilleur de lui-même chaque jour. La formation sur le tas est la partie la plus importante de tout programme de formation, car elle a lieu pendant le temps de travail réel, de sorte que votre nouvel employé peut appliquer ce qu’il a appris immédiatement après la session de formation. Il est donc beaucoup plus facile pour eux d’apprendre et de retenir l’information s’ils s’exercent à appliquer les concepts immédiatement plutôt que d’avoir à attendre la leçon ou le cours de la semaine suivante, alors que tout le monde a déjà appris quelque chose de nouveau !
De bons assistants vous aideront à atteindre vos objectifs
Les bons assistants vous aideront à atteindre vos objectifs. Les assistants doivent être capables de travailler de manière indépendante, mais aussi de travailler avec d’autres personnes et de gérer la pression. Ils doivent comprendre l’importance de la confidentialité, respecter les délais et avoir une connaissance approfondie de la description du poste, tout en conservant une attitude positive. Embaucher la mauvaise personne peut être une erreur coûteuse, mais il est important de ne pas se précipiter et de prendre le temps de trouver quelqu’un qui sera capable de bien travailler avec toutes les personnes impliquées dans votre entreprise et de vous aider à atteindre vos objectifs.
