Pourquoi utiliser un outil de gestion de projet ?

Si vous gérez une équipe, le logiciel de gestion de projet est une bouée de sauvetage. Il vous donne une vue d’ensemble du calendrier, de l’état d’avancement et du budget du projet, vous permet de savoir qui est responsable de quelles tâches, et vous permet d’assigner des tâches et de suivre les progrès. Il permet également aux personnes extérieures à votre organisation de comprendre plus facilement l’état d’avancement d’un projet en leur donnant accès à des informations sur ce qui a été réalisé et ce qui reste à faire, afin qu’elles puissent prendre des décisions éclairées sur la date d’achèvement du projet ou sur le montant qu’elles doivent y consacrer à un moment donné. Tous ces éléments sont importants car ils vous aident à gérer vos projets suffisamment bien pour éviter qu’ils ne dérapent ou ne dépassent leur budget, ce qui peut arriver bien trop souvent si quelqu’un ne fait pas attention !

Les logiciels de gestion de projet sont une bouée de sauvetage si vous gérez une équipe

Si vous gérez une équipe, le logiciel de gestion de projet est une véritable bouée de sauvetage. Il vous permet de savoir qui est responsable de quelles tâches, et il facilite l’attribution de ces tâches. Il permet également de suivre l’évolution du travail de votre équipe beaucoup plus facilement que si vous travailliez uniquement avec des documents Excel ou Word.

Vous pouvez même attribuer des dates d’échéance à des tâches individuelles et suivre leur évolution, de “à faire” à “en cours” et enfin à “terminé”. Cela permettra de tenir tout le monde informé de l’évolution du projet, afin que les décisions puissent être prises avec plus d’informations que de simples suppositions.

Il vous donne un aperçu du calendrier, du statut et du budget du projet

Un outil de gestion de projet vous donne une vue d’ensemble de toutes les tâches, de leur statut et de leur budget. Il est facile de voir quelles tâches sont terminées et lesquelles ne le sont pas, combien de temps a été consacré à chaque tâche, combien de temps il reste pour une tâche particulière et même s’il y a autre chose à faire avant que le projet puisse être considéré comme terminé.

Il vous permet de voir qui est responsable de quelles tâches

Vous pouvez voir qui est responsable de quelles tâches.

Il est ainsi facile d’assigner des tâches aux personnes et de les garder sur la bonne voie. Vous pourrez également vous assurer que votre équipe travaille de manière efficace et efficiente en suivant ses progrès. En outre, vous pouvez facilement identifier si quelqu’un prend du retard sur un projet ou une tâche et prendre les mesures appropriées pour l’aider à rattraper le reste du groupe. Un outil de gestion de projet vous montrera d’un coup d’œil si chaque membre de votre équipe a suffisamment de travail alloué ou non, de sorte que s’il a besoin de plus de travail, il saura exactement à qui demander de l’aide.

Vous pouvez également utiliser cette fonction comme un outil d’organisation en soi : si une personne a besoin d’aide pour terminer sa tâche, les autres membres peuvent se porter volontaires sans être sollicités au préalable, simplement en voyant qu’il y a un déséquilibre dans votre système (par exemple, “Je ne peux pas commencer ma prochaine tâche avant que ait terminé la sienne”). Cela élimine toute confusion sur qui doit faire quoi et quand ; chacun sait exactement où en sont les autres à tout moment, en se basant uniquement sur ce qui apparaît devant lui lorsqu’on utilise un tel logiciel !

Vous pouvez l’utiliser pour responsabiliser les gens

Dans le monde numérique, il est plus facile que jamais de donner aux gens un accès à l’information. Cela vous permet de responsabiliser votre personnel en lui donnant les outils dont il a besoin pour faire son travail. Mais la communication numérique comporte aussi des pièges qu’il faut éviter pour que cette stratégie de responsabilisation fonctionne bien au sein d’une équipe de gestion de projet.

Responsabiliser les gens par le biais de la technologie signifie utiliser différents types de logiciels et de systèmes qui permettent aux employés d’accéder uniquement lorsque cela est nécessaire, et non pas tout à la fois avec une surcharge d’informations pour une seule personne à la fois. Voici quelques exemples :

  • Système automatisé d’attribution des tâches (Trello)
  • Outil de planification visuel intuitif (diagramme de Gantt)
  • Un système automatisé de notification par courriel (Hubspot).

Vous pouvez facilement assigner des tâches et suivre les progrès

Un autre avantage, plus évident, est que vous pouvez assigner des tâches aux personnes et suivre leur progression. Cela signifie que vous pouvez voir qui est responsable de quoi, ce qui doit être fait ensuite, et qui fait quoi et quand. C’est particulièrement utile si plusieurs personnes travaillent sur le même projet.

Cela a également un impact positif sur la productivité, car il est plus facile pour toutes les personnes impliquées dans un projet (en particulier celles qui ne se connaissent pas forcément) de communiquer efficacement sur des sujets tels que les délais et les attentes.

Vous pouvez donner aux bonnes personnes l’accès aux informations dont elles ont besoin et tenir les autres à l’écart

L’une des meilleures caractéristiques des logiciels de gestion de projet est qu’ils vous permettent de gérer l’accès aux informations. Cela peut s’avérer particulièrement utile dans le cadre de grands projets impliquant de nombreuses parties prenantes, chacune ayant un niveau différent de besoin d’information.

Vous pouvez autoriser certaines personnes (ou tout le monde) à accéder à l’ensemble du projet et de ses tâches, ou vous pouvez les restreindre afin qu’elles ne voient pas toutes les parties. Cela peut être utile si vous souhaitez qu’un employé n’ait accès qu’à quelques éléments d’information sans qu’il soit au courant de tous les détails de votre plan.

Vous pouvez également configurer des notifications pour les étapes ou les questions clés qui nécessitent une attention particulière, afin de ne plus jamais manquer quelque chose d’important ! Il en va de même pour les forums privés : créez-en un avec votre équipe en cas de besoin afin que les questions trouvent une réponse rapide et efficace au lieu de se perdre dans des courriels interminables.

Il compare les données planifiées et réelles pour détecter les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent

Un outil de gestion de projet peut vous aider à repérer les problèmes potentiels avant qu’ils ne se produisent. En effet, il compare les données planifiées et réelles pour détecter tout écart par rapport au plan.

Vous pouvez utiliser un outil de gestion de projet pour voir s’il y a des problèmes avec le calendrier ou le budget, ainsi qu’avec le plan de projet lui-même, la taille et les compétences de l’équipe, les ressources disponibles, etc. Si vous remarquez tout écart par rapport à vos attentes initiales dès le début du cycle du projet et que vous abordez ces problèmes immédiatement, il sera plus facile de les résoudre avant qu’ils ne deviennent des obstacles majeurs susceptibles de faire dérailler l’ensemble de votre projet.

Il est plus facile d’obtenir des approbations avec les outils de gestion de projet

Avec un outil de gestion de projet, vous pouvez obtenir des approbations en temps réel. Cela signifie que vous n’aurez pas à attendre que votre responsable examine votre travail ou qu’un autre membre de l’équipe l’approuve. Au lieu de cela, vous pouvez obtenir les approbations de toute personne ayant accès à l’outil. Il peut s’agir de parties prenantes ayant des niveaux d’autorité différents ou de personnes extérieures à votre organisation (comme des clients).

En outre, comme la plupart des outils de gestion de projet vous permettent de travailler en grande partie à distance, cela signifie également qu’un chef de projet n’a pas besoin d’être physiquement présent sur un site pour recevoir une approbation. Il peut être assis chez lui ou même voyager à l’étranger tout en étant en mesure de gérer efficacement les projets, à condition d’avoir accès à une connexion Internet et à ses outils de gestion de projets préférés ! Enfin, un autre avantage est que de nombreuses entreprises autorisent désormais les employés à travailler à distance via des ordinateurs portables ou des appareils mobiles – avoir un accès en temps réel via ces appareils n’est donc que logique, n’est-ce pas ?

Vous êtes mieux à même de faire face aux changements de portée lorsqu’ils surviennent

L’utilisation d’un outil de gestion de projet peut vous aider à gérer les changements de portée lorsqu’ils se produisent.

  • Vous serez en mesure de suivre les modifications apportées au plan initial et leur impact sur les autres membres de l’équipe et les parties prenantes.
  • Vous pouvez obtenir un retour d’information de votre équipe afin de déterminer si le changement est nécessaire ou non. Cela peut aider à garantir que tout changement inutile sera évité à l’avenir.
  • Vous serez en mesure de communiquer avec toutes les personnes qui doivent être informées du changement afin que personne ne soit laissé de côté, ce qui pourrait entraîner une certaine confusion plus tard, lorsque tout le monde aura des informations différentes sur ce qui s’est passé pendant les jours qui précèdent, sans parler des semaines ou des mois !

Il améliore la transparence vis-à-vis des parties prenantes et des personnes qui dépendent des résultats du projet, comme votre patron ou vos clients

Lorsque vous travaillez sur un projet, les membres de votre équipe et les parties prenantes ont besoin de connaître l’état d’avancement du projet. Les outils de gestion de projet vous aident en vous fournissant un moyen de communiquer les mises à jour à toutes les personnes impliquées dans le projet. Vous pouvez partager votre plan, l’état d’avancement, le calendrier et le budget afin que les gens aient une idée de ce qui se passe avec le projet à tout moment.

Cette transparence est bénéfique à la fois pour vous et pour votre patron ou vos clients, car ils ne seront pas surpris par des retards ou des problèmes aussi souvent si vous êtes en mesure de les avertir à l’avance de tout problème survenant au cours du développement.

Pour résumer :

Vous devriez utiliser un outil de gestion de projet pour une raison importante : il vous aide à tout organiser, afin que vous puissiez accomplir votre travail efficacement.

  • Les outils de gestion de projet offrent de nombreuses fonctionnalités, notamment la possibilité de créer des tâches et de les assigner aux membres de l’équipe, de suivre le temps passé à travailler sur chaque tâche, d’assigner des dates d’échéance et des dates limites pour les projets et les tâches (et des rappels lorsque ces dates arrivent), de créer des tâches récurrentes avec une planification automatique, de mettre en place des réunions récurrentes si nécessaire (vous n’avez pas à le faire chaque semaine) ou simplement de discuter de choses aléatoires pendant les heures de travail comme “Hey ! Comment se passe ta journée ?” ou “J’ai vu cette photo amusante d’un chat sur Reddit”.
  • Une autre raison est que c’est plus facile que jamais – avec des essais gratuits disponibles presque partout maintenant ! Et même s’il n’y en a pas encore… pas de problème ! Inscrivez-vous quand même ; la plupart des services permettent aux utilisateurs de s’inscrire tout en testant leurs produits, afin qu’ils sachent dans quoi ils s’engagent avant de prendre un quelconque engagement (ce qui est génial car les engagements font peur).

Pour conclure :

Si vous n’êtes toujours pas convaincu que l’utilisation d’un outil de gestion de projet est la bonne solution pour votre entreprise, il est peut-être temps de prendre du recul et de vous demander ce qui est vraiment important. Faites-vous cela parce que vous voulez mieux contrôler votre flux de travail ? Ou voulez-vous simplement quelque chose qui permette aux autres de voir plus facilement où en sont les choses ? Si c’est le cas, il existe de nombreuses autres solutions qui peuvent répondre à vos besoins mieux qu’un système PMS dédié, comme Trello ou Basecamp (qui proposent tous deux des plans gratuits). D’un autre côté, si ce dont vous avez vraiment besoin est un moyen facile de gérer les tâches et de suivre l’avancement de plusieurs projets à la fois avec un minimum d’efforts de la part de toutes les personnes impliquées, alors oui, investir dans quelque chose comme ça pourrait valoir la peine d’être considéré après tout !